Dagsorden

Deltagere:
Alex, Bentha, Karen, Jørn, Lene, Per, Steen

Gæster:
...

Tid: ca. 18.30 - ca. 22.00

Sted: Beboerhuset 0. etage, festsalen, Indgang fra cykelstien Grønnegade

 Aktioner: Hvem, hvornår?

1. Godkendelse af referat fra møde 2021-06-28

1. Referatet fra den 06-28-2021 godkendt

2. Formanden orienterer:

    a. Mail fra Per til Morten Strunge ang overfølsomme brandalarmer: Status ved Per

a.  Brandalarmer er følsomme overfor støv og skal rengøres 1 gang årligt + efterses 1 gang årligt. Dette skal på DV-skemaet. Brandalarmerne fungerer ikke helt efter hensigten - projekt og service center er opmærksom på problemet. Elevatorerne går meget let og ofte i udu: Service centeret er opmærksom på problemet.

    b. Digital parkering. Status ved Per

 b. Per indkalder parkerings Tina fra AAB, Alex og Lene til møde mhp opstart af informationsmøder rt digital parkering. Digital parkering skal gerne starte den 1/1-2022

    c. Mail  fra Aarhus 1900 den ang. lån af vores grønne område den 2/9-21 kl 16. Status ved Per

c. Aarhus 1900 har meldt afbud, da forholdene på klostervangens boldbaner er for ringe til formålet.

    d. Møde med Jan Bojsen ang. funktionærernes arbejdsopgaver. Hvem har gang i hvad?

        Mødet er vel med hele bestyrelsen? Ved Per, Lene, Alex

d.  Der er aftalt et møde med Jan Bojsen den 24/9-2021 med Jan, Alex, Bentha og Per i beboerhuset, festsalen. 

    Dagsorden: 1. Gennemgang af årshjulet 2. Priser for udførte opgaver 3. Er der noget, der skal ændres uden huslejestigning?

    Mødet er for de bestyrelsesmedlemmer, der har mulighed for ar deltage.           

    e. klar lagt reglerne for indkaldelse af fagfolk.

 e. Gennemgang af regler for indkaldelse af fagfolk til møder. Et bestyrelsesmedlem må kun indkalde til møde med fagfolk, hvis det er     bestyrelsesbestemt og skrevet til referat

3. Opfølgning fra andre bestyrelsesmedlemmer.

    a. Beboerhus og grønne områder. Nyt v./ Bentha

 a. Grønt område omkring beboerhuset er vokset til i ukrudt og 2 træer er visne. Bentha forsøger at finde ud af, hvem der står for opgaven.

    Det grønne område i Klostervangen er heller ikke blevet vedligeholdt. Service Centret har undskyldt og retter op på det forsømte.

    Beboerhus: Huset bærer præg af, at der gennem mange år har været røget kraftigt indendørs. Danny indhenter 2-3 tilbud på nedvaskning og maling

     af de indvendige vægge.

    Beboerhus: Gulvet i festrummet er ødelagt pga håndværkernes manglende afdækning, Der er en hel del ting, der er ødelagte eller ikke fungerer:

    Både Service Centret og projektet arbejder på at få rettet op på skaderne.

    Beboerhusets økonomi: 1. Til diverse: 50.000 kr    2. Til hårde hvidevarer: 35.749 kr- disse overføres til DV-skema    3. Forsikring for ødelagte møbler: 105.000 kr

    b. Økonomi v./ Per

 b. OK

Per: Ønske om juletur til tivoli eller Djurs sommerland for beboerne plus børn

Alex: Ønske om en julestue til børnene og julebanko til børn og voksne.

Pensionistklubbens økonomi er fin.

    c. Udlejning af beboerfaciliteter v./Per

        Evaluering af udlejning af festlokalet den 7/8-21. Mangler der noget? Ved Per  mail fra Morten s vedr spørgsmål fra per

     d. fitness lokalet status ved per og steen.

    e. Gennemgang af økonomi med Helle Nielsen v. Alex 

    f. Gaver til funktionærerne v Alex

    g. Trappevask og mail korrespondance mellem Bentha og jan v Bentha

    h. Hvordan går det med filmen over Klostervangens renovering? Per skulle følge op på dette siden sidst.

c. Festlokalet har været udlejet 1 gang, hvor der blev fundet en del ting, der ikke fungerede.

Listen med fejl og mangler er videre sendt til projekt og service center. Så må de selv finde ud af, hvem der laver hvad.

d. Danny indhenter tilbud på maling af gulv, vægge og loft i løberum og i det andet rum: loft og vægge. Pga corona besluttes det, at 2021-2022 skal være gratis for de beboere, der ønsker at benytte sig af faciliteterne. Der omdeles invitationer til alle husstande om dato for tilmeldelse til fitnessrummene

e. Der er gennemgang af økonomien ved regnskabs Helle fra AAB 1 gang årligt. Dette foregår som regel lige før afdelingsmødet

f. Bestyrelsen bestemmer sig for en frokost til funktionærerne plus en julefrokost som tak for deres store hjælpsomhed, venlighed og altid gode humør. Dette har hjulpet rigtigt mange af Klostervangens beboere under renoveringens trængsler. 

g. Der er aftalt møde med Jan Bojsen. rengøringen og Bentha den 14/9 kl10-11

h. - Nyt. Per forsøger igen at tage kontakt til Katrine Borre

4. Kommunikation: Budskaber og hjemmeside.

 a. Opstart snarest

5. Indkomne skrivelser og forslag.

    a. Mail fra Julie B Søndergård d. 30/6-21 ang tovholdere på vedtagne forslag fra afd. mødet. 

        Får vi automatisk besked, når de vedtagne forslag er udført?

a. Alex tager kontakt til Julie

    b. Mail fra Inga den 22/7-21 ang. Klostervangs bladet. Ego korrekturlæser, Alex uddeler af bladet.

        Mangler medredaktør og sparringspartner. Omkostninger ved trykning af bladet? 

        Måske er det her bestyrelsesarbejdet og regnskab kan beskrives, som lovet ved afd. mødet?

 b. Lene tager kontakt til Inga ang. status på klostervangens nye blad

6. Kontortid, mandag 2021-09-06 kl. 18.30 - 19.30, varetages af bestyrelsesmedlemmerne, Beboerhuset 0. etagen 

Alex    

7. Eventuelt.

    a. Information: Hvis man ønsker en el-stander, så kan man kontakte Hans Nørgård i Service Center Midt

    b. Alex ønsker et møde med vores advokat og et beboerudvalg ang., hvor vi står mhp kompensation rt renoveringen i Klostervangen.

 En gruppe beboere i Langelandsgade har kontaktet Per mhp at være behjælpelig i at føre sagen videre. Per kontakter denne gruppe. Lene finder papirerne fra  advokaten.

 b. Bestyrelsen gik lidt i stå, da vores advokat kom frem til, at hver enkelte beboer i Klostervangen selv skal betale for advokathjælp eller søge fri proces. Derudover skal den enkelte beboer selv dokumentere hvor mange % af lejlighedens areal, der har været ubrugeligt i hvor lang tid under renoveringen. Dvs ikke i den varslede renoveringstid, men under de efterfølgende forsinkelserne af renoveringen. Mange har adgang til advokathjælp via indboforsikringen, men der er også en del lejere, der ikke har en indboforsikring og derfor skal søge fri proces først. Dette betød, at vi som bestyrelse ikke kunne søge om en generel huslejerefusion for alle beboere i Klostervangen

Alex har modtaget papirerne.

    c. Bentha: Supercykelstien er farlig at færdes på. Bentha

         har haft kontakt til Kommune Thomas, der ser på

         forholdene på cykelstien

    d. Trillegården skal snart renoveres, så Trillegårdens

        bestyrelse har inviteret formand Per til et møde, om

        hvordan bestyrelsen forholder sig til den

        kommende renovering. Per tager et andet

        bestyrelsesmedlem med.