Dagsorden

Deltagere:
Alex, Irene, Lene, Per, Steen

Afbud: Bentha og Karen

Gæster:
...

Tid: ca. 18.30- ca. 22.00

Sted: Bestyrelseslokalet 1. sal i beboerhuset

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

 Aktioner: Hvem, hvornår?

1. Godkendelse af referat fra møde 30.-05.-2022

 1. Godkendt, dog ønsker Alex at få tilføjet, at han tidligere blev udelukket fra bestyrelsens samarbejdsmøder med Morten Strunge og Anette, da han iflg M.S og Anette lavede et frontalt angreb på projektledelsen. Bestyrelsen besluttede derefter at fortsætte møderne uden Alex   

2. Formanden orienterer:

    a. Brev fra Irene omkring bestyrelsen og dens arbejdes gang.

    b. Hvordan går det med helheds planen

a. Irenes mail blev diskuteret og misforståelser blev rettet.

b. Tidsplanen for helhedsplanen holder og iflg projektet er de færdige den 1. oktober 2022

    c. Status på klagebrev til organisationen og direktionen

 c. Klagen behandles af organisationsbestyrelsen tirsdag den 28/6-2022. Vi afventer.

    - Vi afventer landsbyggefondens behandling af finansiering af underskuddet på 73 mill kr

    - Vi afventer kommunens behandling af Klostervangens forkastede budget

    d. Evaluering af repræsentantskabsmødet

 d. Rigtig godt, at formændene havde haft formøde og dermed var i stand til at være fælles om de stillede forslag. Dermed større gennemslagskraft og medfølgende lydhørhed i organisationsbestyrelsen.

    e. Information: beboere er informeret om ordlyd af klage af Per. Det er vel ret for alle, at blive informeret. Kan vi omdele skriv v/Irene

  f. Skal best.-medlemmer fortsat deltage i projektchefens hemmelige møder med bestyrelse, efter han har udelukket en folkevalgt repræsentant for beboerne. Jeg synes, det bør være en beslutning, der tages af hele bestyrelsen. v/Irene

    g. Kommunikation. På repræsentantskabsmødet blev der talt om vigtigheden af lettilgængelige information og gennemsigtighed i beslutninger. Det bør vel gælde hele vejen rundt? Et andet issue på mødet var inddragelse af beboere og rekruttering af nye best.-medlemmer. Hvordan arbejder vi med det i bestyrelsen? v/Irene

    h. Uddelegering af ansvarsopgaver. Gik det for stærkt og hvad med opgangene? v/Irene 

    i. Velkomstskriv til nye beboere, udleveres ved indflytning. Jeg vil gerne forfatte en sammen med Inga. Det skal både være uformelt, et skriv, hvor der bliver skrevet lidt om hvor svært, det er at have naboskab i højden, hvad man selv kan gøre og så en liste med fakta v/Irene

    j. Windowsgate, skal vi give økonomisk støtte til teknologisk undersøgelse af skader, undersøgelsen er rekvireret af beboer i 107 v/Irene 

 e.  Per udformer et opslag, der hænges op i opgangene. Skrivelsen henviser til Klostervangens hjemmeside, hvor alle klostervangens beboere har mulighed for at læse bestyrelsens klage til organisationsbestyrelsen og direktionsgangen

f.  Hele bestyrelsen har været enige i at deltage i møder med projektledelsen i et forsøg på at bedre samarbejdet. Interesserede medlemmer af bestyrelsen har meldt sig til at deltage i disse møder. Intet har været "hemmeligt"!  Et medlem af bestyrelsen har ikke overholdt de gældende aftaler og dermed opført sig på en måde, der udelukkede ham selv. Resten af de bestyrelsesmedlemmer, der deltog i møderne, ønskede at fortsætte samarbejdet med projektledelsen uden det udelukkede bestyrelsesmedlem.

g. Der blev talt om et fælles mailsystem, hvor vigtige informationer kan blive rundsendt til alle klostervangens beboere. Der skal arbejdes på en skrivelse til næste beboerblad, hvor man opfordrer klostervangens beboere til at melde sig til et fælles mailsystem, hvor man kan sende nyheder og vigtige informationer rundt. Systemet kan ligeledes bruges til at rekruttere nye best.-medlemmer.

h. At have opgange som ansvarsområde er YT for bestyrelsesmedlemmerne. Beboere henvender sig til de bestyrelsesmedlemmer, de kender.

i. Irene og Inga udformer et positivt velkomstbrev til ny indflyttere i klostervangen. Gennemgås ved næste bestyrelsesmøde i august

j. Foreløbigt er der søgt aktindsigt på de teknologiske undersøgelser, der foreligger på de beskadigede vinduer i AABs afdeling på Århus Ø.

- Service centeret og organisationsbestyrelsen er orienteret om beboerens tiltag. 

    k. Status på nye bænke på nedkørslen til Ll-blokken v Alex

3. Opfølgning fra andre bestyrelsesmedlemmer.

    a. Grønne arealer og rengøring  v./ Bentha

    - Status på de grønne områder v Bentha

    -  Status på rengøringen v Bentha

    - Valg til 5. kreds v Bentha

 a. 

- Alt gror lystigt i højbedene ved grillpladsen. Vores to harer nyder godt af salaten. Skoleelever har klatret i æbletræerne, så æblerne er faldet ned. 10-12 beboere hygger sig ved havedagene med kaffe. Alle er velkomne. Pladsen ved Ggs gavl er stadigt at betragte som en byggeplads, da der arbejdes på facaderne, så arbejde med det grønne område må vente lidt endnu.

- Der er møde med Jan B og rengøringsfirmaet i denne her uge. Danny har holdt øje med rengøringsstandarden i opgangene.

- Valgt blev Bentha og Alex

    b. Økonomi v./ Per

 b. OK

    c. Udlejning af beboerfaciliteter v./Per

 c. Festlokalet udlejes jævnligt. Ordensregler for leje af festlokalet opsættes i beboerhuset af Per

4. Kommunikation: Budskaber og hjemmeside.

 a. Arbejdet udskydes til efter sommerferien

5. Indkomne skrivelser og forslag.

    a. Fra AAB:

    - AAB har sendt en liste med regnskab over elektroniske ting, dog har de sat haveredskaber på listen

 a.

- Per kontakter AAB

6. Kontortid, mandag 2022-08-01  kl. 18.30 - 19.30, varetages af

bestyrelsesmedlemmerne: Bestyrelseslokalet: 

    Irene 

7. Eventuelt.

    a. Danny og Lene besigtiger billardrummet i denne her uge mhp maling og andet, der skal gøres. Der er fundet møl i rummet

    b. ...